Vakantiedagen opnemen? Wie bepaalt dat en wat als dat niet gebeurt? Vijf tips voor werkgevers

Een werknemer heeft het recht aan te geven wanneer hij vakantie wenst op te nemen. Tenzij in de arbeidsovereenkomst of in de CAO anders is afgesproken. Maar wat gebeurt er als deze dagen niet (tijdig) worden opgenomen?

Doel vakantiedagen

Het belangrijkste doel van een wettelijk minimum aantal vakantiedagen (bij een voltijds baan 20 dagen per jaar) is bescherming van gezondheid door rust te nemen. Om die reden is afkoop van vakantiedagen tijdens de arbeidsovereenkomst niet toegestaan, zelfs niet in het geval de werknemer daar om verzoekt.

Verval na zes maanden

In de wet is wel bepaald dat de wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. De dreiging van het vervallen van deze dagen is juist bedoeld als stimulans voor een werknemer om deze dagen ook daadwerkelijk op te nemen.

Duidelijk! Of toch niet?

Vaak is er niet in een arbeidsovereenkomst opgenomen wie bepaalt wanneer er vakantie opgenomen mag worden. In dat geval geldt de wettelijke hoofdregel dat de vakantie overeenkomstig de (schriftelijk kenbaar gemaakte) wensen van de werknemer wordt vastgesteld, tenzij de werkgever binnen twee weken schriftelijk duidelijk maakt waarom dat niet mogelijk is.

Tijdig vaststellen vakantiedagen

Is wel in de overeenkomst bepaald dat de werkgever de vakantie (na overleg met de werknemer) vaststelt, dan is het wel van belang dat de werkgever dat zo tijdig doet, dat de werknemer voldoende gelegenheid heeft om vakantie te plannen. Dit is van groot belang omdat de meeste werknemers tweeverdieners zijn en zij hun vakantie ook met hun partner zullen moeten afstemmen. En het boeken van een onderkomen in de kerstperiode in een wintersportplaats is twee maanden voor de kerst ook niet eenvoudig. Zeker wanneer een aantal vakantiedagen aaneengesloten moeten worden opgenomen is tijdig dus al snel minimaal drie maanden van te voren.

Slimme werkgevers

Nu zijn er natuurlijk slimme werkgevers die denken: mooi als de vakantie niet voor 1 juli van het volgende jaar wordt opgenomen, want dan vervallen ze en kan de werknemer ook geen aanspraak meer maken op uitbetaling.

Het Europese Hof heeft evenwel bepaald dat een werkgever niet stil mag zitten. Op een werkgever rust de plicht om

• Er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen
• De werknemer er zo nodig formeel toe aan te zetten vakantie op te nemen
• De werknemer schriftelijk te waarschuwen dat hij zijn rechten verliest als de werknemer zijn vakantiedagen niet tijdig opneemt

Het is dus (ook) niet toegestaan te bepalen dat het recht op vakantie vervalt als dat recht niet (tijdig) door de werknemer wordt uitgeoefend door deze dagen daadwerkelijk op te nemen. Alleen als een werkgever kan aantonen dat de werknemer (i) is staat is gesteld en in de mogelijkheid verkeerde vakantiedagen op te nemen en desondanks (ii) welbewust en (iii) met volledige kennis van de daaraan verbonden gevolgen niet alle vakantiedagen tijdig opneemt, kan worden bepaald dat de werknemer het recht op het opnemen van deze dagen alsmede het recht op een financiële vergoeding in geval van beëindiging van het dienstverband verliest.

Ziekte en overlijden

Indien de werknemer überhaupt niet in de mogelijkheid verkeert om vakantie op te nemen – bijvoorbeeld omdat hij de vakantiedagen niet (tijdig) kan opnemen wegens ziekte of omdat de werknemer overlijdt voordat de vakantiedagen zijn opgenomen, dan kan de werknemer (of de erfgenamen) aanspraak maken op uitbetaling van deze dagen. Ditzelfde geldt vanzelfsprekend ook na twee jaar ziekte.

5 tips voor werkgevers:

• Neem expliciet in de arbeidsovereenkomst op dat de werkgever de vakantie vaststelt (na overleg met de werknemer)
• Leg schriftelijk vast hoe lang van te voren de vakantie vastgesteld moet worden, zodat de werknemer voldoende tijd heeft op zich op de vakantie voor te bereiden
• Als een werknemer zelf geen initiatieven neemt om vakantiedagen op te nemen: attendeer de werknemer er tijdig en schriftelijk op dat hij zijn (resterende) vakantiedagen voor een bepaalde datum moet opnemen en geef daarbij aan dat hij zijn aanspraken verliest als de dagen niet voor die datum worden opgenomen
• Indien een werknemer niet alle dagen kan opnemen tijdens ziekte, dan moet de werkgever de niet opgenomen vakantiedagen na einde arbeidsovereenkomst uitbetalen
• Indien een werknemer overlijdt dan moet de werkgever niet genoten vakantiedagen uitbetalen aan de erfgenamen

Auteur: Bas Westerhout

Meer artikelen over vakantiedagen?

– Zieke werknemers & vakantiedagen: Werkgever moet 100% bloeden